#

Jak prowadzić firmę bez wychodzenia z domu?

autor: Krzysztof Sobkowski

| 2021-03-22 13:06:49

Coraz bardziej popularne staje się zakładanie firm bez wychodzenia z domu. Bardzo przydatny przy tym jest kwalifikowany podpis elektroniczny lub profil zaufany, który ułatwia podpisywanie niezbędnych dokumentów przy zakładaniu firmy bez marnowania czasu na podpisywanie ich ręcznie. Dobrze jest wyznaczyć sobie w domu specjalną część, którą poświęcimy na nasze “biuro”, tak żebyśmy mieli obok wszystkie najpotrzebniejsze rzeczy, takie jak kartki, długopisy, drukarkę, komputer z dostępem do Internetu oraz wszystkie potrzebne dokumenty, tak żebyśmy nie musieli ich szukać po całym mieszkaniu kiedy będą nam potrzebne w danej chwili. Najlepiej nie mieć w pobliżu tej przestrzeni “rozpraszaczy” takich jak np. lodówka czy telewizor.

Najpopularniejsze formy działalności to: 

  • Jednoosobowa działalność gospodarcza
  • Spółka z ograniczoną działalnością 

Warto dobrze przemyśleć założenie własnej działalności, nie robić tego impulsywnie, tylko dobrze się doedukować w tej kwestii, wybadać rynek, ocenić nasze możliwości na powodzenie tego biznesu. Teoretycznie takie przygotowanie powinno wynosić ok. 3 miesięcy, można oczywiście dłużej w celu dobrego przygotowania się do prowadzenia działalności. Warto brać udział w szkoleniach, uczestniczyć w różnych prelekcjach, spotkaniach, poszerzać swoje kontakty.

Jak założyć firmę przez Internet?

Samo założenie firmy może trwać tylko kilkanaście minut. Wystarczy wejść na stronę https://prod.ceidg.gov.pl/ceidg.cms.engine/ i dzięki ePUAP za pośrednictwem banku zalogować się, autoryzować to za pomocą SMS i wypełnić wszystkie niezbędne dokumenty do założenia biznesu. Należy pamiętać, że przy jednoosobowych działalnościach w nazwie musimy zawrzeć nasze pełne imię i nazwisko. Następnie należy wybrać PKD, czyli rodzaj naszej działalności. 

Aby założyć spółkę z ograniczoną działalnością, potrzebujemy podpis kwalifikowany. Rejestracji firmy dokonamy na stronie https://ekrs.ms.gov.pl/s24/. Należy tam wpisać nazwę, wybrać PKD oraz zawrzeć umowę naszej spółki, w której zdecydujemy o składzie zarządu. Po otrzymaniu NIP oraz REGON umieszczamy  opłatę kapitałową na konto spółki, która dla tego rodzaju spółek wynosi 5000 zł. W dalszej części musimy zadecydować czy chcemy prowadzić działalność w ramach VATu i dowiedzieć się czy rodzaj naszej działalności może odprowadzać taki podatek. 

Co dalej?

Firmy zakładane w domu często prowadzą swoją działalność w Internecie. Aby w nim zaistnieć potrzebujemy stronę internetową, fanpage w social media, powinniśmy zadbać o reklamę, marketing. Zanim stworzymy stronę, musimy zarejestrować domenę internetową, kupić hosting. Przy działalności w Internecie często korzystamy systemów ERP, CRM i programów firmowych. Przechowywanie danych firmowych na swoim komputerze nie jest bezpieczne. Wykonywanie regularnych kopii danych zwiększa bezpieczeństwo utrzymywania swoich danych. Warto zastanowić się też nad bezpieczeństwem serwera. Bezpieczniej pracować na komputerze w chmurze, niż na komputerze lokalnym.

Przy jej projektowaniu trzeba Trzeba pamiętać przy tworzeniu strony o tym żeby nazwa naszej firmy miała wolną domenę, tak żeby nie utrudniać potencjalnemu klientowi dojścia na naszą stronę. Jeśli będzie zajęta, jest też opcja wykupienia jej jeśli właściciel się na to zgodzi, aczkolwiek może się to wiązać z naprawdę dużymi kosztami. Powinniśmy wykupić też zakupić serwer na którym będziemy trzymać nasze dane, gdzie też programy księgowe czy programy do wystawiania faktur, różne nasze projekty czy umowy z kontrahentami oraz programy. Coraz popularniejszy staje się komputer w chmurze. Pracowanie na tego typu systemie niesie ze sobą wiele naprawdę fajnych korzyści. Możemy zaoszczędzić na tym podwójnie, ponieważ oszczędzamy zarówno pieniądze na prądzie gdyż taka forma pracy zużywa go zdecydowanie mniej, jak i zakupienie sprzętu do tego systemu jest po prostu tańsze niż tradycyjny sprzęt. Bezpieczeństwo w tym przypadku jest również większe niż standardowo, zarówno ze względu na tworzone automatycznie bazy danych, dzięki czemu nie musimy się martwić o utratę naszych danych jak i dlatego, że jest przy tym również zapewniona opieka techniczna w razie awarii, co przekłada się też na nasz większy komfort pracy. A czy jest możliwe przeniesienie istniejącej już firmy do chmury? Oczywiście!

Domena internetowa

Przed rejestracją domeny należy sprawdzić jej dostępność. Może okazać się, że wybrana nazwa jest już zajęta. Jeżeli zależy nam na nazwie, która jest niedostępna, można napisać do obecnego właściciela domeny, czy chciałby ją sprzedać. Nazwa domeny powinna być łatwa do zapamiętania przez potencjalnych klientów. Najlepiej żeby adres Twojej domeny był krótki. Postaraj się również żeby ona była możliwie jak najłatwiejsza, zarówno w pisaniu jak i w mowie. Unikaj liczb w domenie jeśli tylko jest to możliwe. Wybierz odpowiednie rozszerzenie dla swojej domeny, najłatwiej wybierać to pod względem obszaru działania, jeśli masz zamiar działać na obszarze Polski wybierz końcówkę “.pl”, w Europie “.eu”, natomiast na obszar globalny najlepiej wziąć “.com” . Jeśli masz możliwość to wykup też podobne nazwy oraz popularne końcówki. 

Hosting dla firm

Hosting to jest miejsce na stronę internetową oraz pocztę internetową. Często przedsiębiorcy zapominają o tym jak ważna jest sama poczta internetowa oraz miejsce na nią.  W końcu to za jej pomocą kontaktujemy się z klientem. 

Czym należy się kierować przy wyborze hostingu dla firm

  • Uptime, czyli czas otwierania się strony 
  • Stan techniczny
  • Szybkość łącza
  • Bezpieczeństwo
  • Dostępne technologie
  • Limit powierzchni dyskowej
  • Backup, najlepiej wykonywany codziennie, z dostępem od 7 do 30 dni wstecz 
  • Transfer 
  • Pomoc techniczna 

Serwer VPS czy dedykowany?

VPS to wirtualny i prywatny  serwer, wydzielony w serwerze dedykowanym, gdzie możemy instalować swoje aplikacje, jest on dedykowany jednej osobie. Serwer dedykowany może również być dla jednej osoby ale może też być dla całego biura. Istnieje również serwer współdzielony. Jaki serwer wybrać? To zależy od potrzeb. Najtańszy jest serwer współdzielony, jest to koszt już od 50 złotych rocznie. Serwer VPS jest trochę droższy, mimo że opłata za niego może wynosić tylko 20 złotych, to jest to koszt miesięczny, natomiast serwery dedykowane to koszt rzędu 200 złotych. Na serwerze dedykowanym można zainstalować kilka serwerów VPS, w zależności od jego wydajności. Jeśli nie jesteś pewien co wybrać, zachęcamy do przeczytania naszego artykułu: Serwer VPS czy dedykowany – który wybrać?

Wirtualne biuro 

Jest to miejsce, w którym można zarejestrować swoja firmę bez konieczności wynajmowania przestrzeni biurowej. Tutaj będzie kierowana firmowa korespondencja. Jest to dobre rozwiązanie jeśli w swoim miejscu zamieszkania nie możesz zarejestrować swojej działalności lub nie chcesz ze względów zachowania swojej prywatności. Wirtualne biuro często mieści się w centrum miasta, prestiżowych okolicach, co wpływa pozytywnie na wizerunek firmy.

Praca w chmurze 

To, naszym zdaniem, najbezpieczniejsza, najlepsza forma pracy w firmie, która korzysta choćby w najmniejszym stopniu z komputera. Dlaczego? Przede wszystkim kwestia bezpieczeństwa. Dane utrzymywane są w macierzy dyskowej. Oprogramowanie antywirusowe jest na najwyższym, serwerowym poziomie. Kopie zapasowe utrzymywane są w 2 niezależnych serwerach, dodatkowo zalecamy trzymać kopię danych na dodatkowym dysku zewnętrznym. Przy kilku, kilkunasto osobowym zespole łatwo można wymieniać się plikami. Każdy pracownik może mieć inne uprawnienia i dostępy. Wszyscy mogą pracować na tej samej bazie danych, w jednym systemie, aby informacje były zawsze aktualne. Dodatkowo, e-Pulpit24 oferuje terminale do pracy, zamiast komputerów, które zajmują mniej miejsca i są energooszczędne. Dowiedź się więcej o komputerze w chmurze e-Pulpit24.

Mam firmę i co dalej? 

Podstawą dla Twojej firmy jest strona internetowa, a co za tym idzie domena oraz hosting. Ważny jest rozwój, marketing, żeby pokazywać że nasza działalność żyje i idzie w lepszym kierunku. 

Obejrzyj wykład Krzysztofa Błaszkiewicza, CEO e-Pulpit24, na temat prowadzenia firmy z domu podczas Światowego Tygodnia Przedsiębiorczości 2020.