#

Dobrze mieć podpis elektroniczny

autor: Klaudia Żolińska

| 2020-11-17 14:26:16

Podpis elektroniczny w świetle prawa nie jest żadną nowością. Po raz pierwszy unormowany został już w roku 1999 w dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady, którego zadaniem było utworzenie jednolitego rynku cyfrowego. Dzięki temu każdy bezpiecznie i bez problemów może korzystać w coraz większym stopniu z transgranicznych usług online.

Załatwianie formalności przez internet jest sporym ułatwieniem. Zaoszczędza czas i środki, a wszystko można załatwić za pomocą kilku kliknięć. By wszystko zadziałało, jak należy, dokumenty należy sygnować podpisem. W przeciwieństwie do tradycyjnego sposobu, w tym przypadku obowiązkowy jest podpis elektroniczny. W wyniku tegorocznych nowelizacji ustaw, elektroniczny podpis wkracza powoli w życie wielu branż.

Podpis elektroniczny obowiązkowy dla geodetów

Wedle Rozporządzenia Ministra Rozwoju w sprawie wzorów zgłoszenia prac geodezyjnych oraz w zakresie standardów technicznych prac geodezyjnych, z dniem 31 lipca bieżącego roku, wprowadzono elektroniczne wersje dokumentów sporządzanych przez geodetów. Jednym z nich jest operat techniczny, który dotychczas mógł być przygotowany w wersji papierowej. Nowelizacja wprowadziła obowiązek sporządzania tego dokumentu w wersji elektronicznej opatrzonej elektronicznym podpisem kierownika prac geodezyjnych. Sporządzony w formacie PDF plik wraz z ww. podpisem, przekazany być powinien do starostwa powiatowego do ośrodka dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej.

Podpis elektroniczny dla przedsiębiorców

W wyniku rozporządzenia podpis elektroniczny stosowany być może także do podpisywania elektronicznej wersji map do celów prawnych i projektowych oraz zgłaszania prac geodezyjnych składanych przez wykonawcę.

Budownictwo wkracza w erę cyfryzacji

Po 19 września tego roku, w ramach wprowadzonego do sejmu projektu, nastąpiła zmiana dotycząca cyfryzacji w branży budowlanej. W jej wyniku możliwe jest generowanie dokumentów dla wybranych procedur oraz podpisywanie ich za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub za pomocą profilu zaufanego.

Dokumenty, które po 19 września mogą być składane online to m.in. zgłoszenie rozbiórki i zgłoszenie robót budowlanych, wniosek o przeniesienie decyzji o pozwoleniu na budowę lub wniosek o przeniesienie decyzji o pozwolenie na wznowienie robót budowlanych oraz zawiadomienie o zamierzonym terminie rozpoczęcia robót budowlanych, czy zgłoszenie zmiany sposobu użytkowania obiektu budowlanego lub jego części.

Wnioski w wersji elektronicznej można generować oraz nadawać poprzez platformę https://e-budownictwo.gunb.gov.pl/. Należy pamiętać, że zgłoszeń dokonuje inwestor, bądź jego pełnomocnik.

Cyfryzacja uczelni wyższych

Zastosowanie podpisu kwalifikowanego poszerzono także o edukację. Od października, czyli od bieżącego roku akademickiego, wydawane są pierwsze legitymacje opatrzone podpisem kwalifikowanym oraz e-pieczęcią. Dotyczy to legitymacji studenckich, doktoranckich, jak i Elektronicznych Legitymacji Nauczycieli Akademickich (ELSNA).

e-pieczęć dla uczelni wyższych

E-pieczęć, oprócz sygnowania legitymacji, ma zastosowanie także przy wystawianiu dyplomów. Cyfrowe dyplomy otrzymywane po ukończeniu studiów, mogą być wykorzystywane przez absolwentów do aplikacji na studia zagraniczne, ubiegania się o pracę, czy podczas weryfikacji wykształcenia.

Raportowanie przedsiębiorców tylko cyfrowo poświadczone

Cyfryzacja wkracza także w życie przedsiębiorców. Od 1 października tego roku, zarówno duże, jak i mikroprzedsiębiorstwa zobowiązane są do raportowania połączonych danych o VAT z deklaracji VAT-7, VAT-7K oraz JPK_VAT. Plik z ww. danymi składany być może tylko w wersji elektronicznej.

Jednolity Plik Kontrolny JPK_VAT jest obowiązkowo składany raz w miesiącu już od dwóch lat. Jego nowa struktura obowiązuje wszystkich przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT, niezależnie od rozmiarów prowadzonej firmy. Wedle rozporządzenia Ministerstwa Finansów, JPK_VAT podpisać można za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, profilu zaufanego lub danych autoryzujących. Podpis składa osoba sporządzająca raport.

Elektroniczna rejestracja przedsiębiorców po bon turystyczny

Polski Bon Turystyczny (PBT) to program stanowiący wsparcie dla branży turystycznej w Polsce oraz polskich rodzin, z powodu trudnej gospodarczej sytuacji spowodowanej pandemią. Od 31 lipca tego roku do programu przystąpić mogą organizacje pożytku publicznego oraz przedsiębiorcy turystyczni.

Oświadczenie PBT może być składane wyłącznie elektronicznie za pośrednictwem PUE ZUS. Rejestracja na platformie jest możliwa tylko drogą elektroniczną z wykorzystaniem podpisu kwalifikowanego.

Dokumentacja pracowników tradycyjnie lub cyfrowo

Nowelizacja ustawy, która weszła w życie 1 stycznia ubiegłego roku, dała możliwość wyboru sposobu prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Dopuszczana jest forma papierowa oraz elektroniczna. Podczas zmiany sposobu gromadzenia dokumentacji, wymagane jest jednak opatrzenie dokumentów podpisem kwalifikowanym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. W formie elektronicznej przechowywać można akta osobowe pracownika oraz wszelkie dokumenty związane ze stosunkiem pracy.

Elektroniczny podpis również dla aptek

Od 1 kwietnia tego roku, umożliwiono aptekom elektroniczne podpisywanie dokumentów. Jest to możliwe tylko przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Ponadto, pomorski NFZ poinformował, że umowy z aptekami podpisywał będzie za pomocą ww. podpisu.

Nie jest to jednak jedyna opcja – podczas gdy apteka nie posiada podpisu kwalifikowanego, umowy może przesłać tradycyjnie – w wersji papierowej. W takim wypadku należy wydrukować umowę w trzech wersjach, podpisać każdą z nich i odesłać wszystkie egzemplarze.

Kwalifikowany podpis dla salonów samochodowych

W ramach nowelizacji ustawy Prawa o ruchu drogowym oraz niektórych innych ustawach, która wejdzie w życie 4 grudnia tego roku, umożliwiono salonom samochodowym oraz ich przedstawicielom dokonywania rejestracji pojazdów w imieniu nowych właścicieli. Upoważnienie salonu do tej czynności można podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Pełna elektronizacja Podprogowych Zamówień Publicznych

Od początku przyszłego roku, oferty Podprogowych Zamówień Publicznych, czyli tych, których wartość nie przekracza 30 tysięcy Euro, mogą być podpisywane za pomocą podpisu kwalifikowanego. Więcej na ten temat znaleźć można w naszym poprzednim artykule: „Bez podpisu elektronicznego nie przystąpimy do przetargu!” .

Przetargi online z podpisem elektronicznym

Wnioski przez internet także w KRS

Cyfryzacja nie omija również KRS. Od 1 marca przyszłego roku wszystkie wnioski składane przez przedsiębiorców do KRS będą składane elektronicznie. By tego dokonać niezbędny będzie kwalifikowany podpis elektroniczny lub profil zaufany. Dotychczasowe składanie wniosków o wpis oraz jego zmiany w tradycyjnej formie nie będzie już możliwe.

W związku z planowanymi zmianami uruchomiony zostanie system CREWAN dedykowany notariuszom, gdzie składać będą elektroniczne wypisy aktów notarialnych.

Dobrze mieć podpis elektroniczny

Wprowadzane zmiany, które wynikają z nowelizacji ustaw mają za cel poprawę funkcjonowania podmiotów gospodarczych. Formalności można załatwiać powoli przez internet bez wychodzenia z domu. Jednak postępująca cyfryzacja wymaga dostosowania się do pewnych wymogów. Dla bezpieczeństwa dokonywania formalności należy oznaczyć e-dokumenty odpowiednim podpisem. W zapomnienie odchodzi już tradycyjny podpis ustępując miejsca jego elektronicznym odpowiednikom. Dlatego warto się w niego zaopatrzyć. Zastanawiasz się jak wyrobić podpis elektroniczny? Zapraszamy do przeczytania naszego artykułu!

kwalifikowany podpis elektroniczny